Poradnik managera - jak zarządzać zdalnym zespołem w czasie pandemii

Minął już prawie rok, odkąd pandemia Covid-19 zmieniła codzienność wielu ludzi. Druga fala wirusa przyniosła ze sobą zaostrzenie obostrzeń, w związku z czym spora część pracowników ponownie przeszła na pracę zdalną.

Temat zarządzania pracownikami na odległość w dalszym ciągu jest niekomfortowy dla wielu osób - zarówno pracodawców, managerów jak i ich podwładnych. Konieczność zmienienia modelu pracy i zarządzania na taki, którego wcześniej nie planowano, spowodował liczne niedociągnięcia i niósł ze sobą obawy o produktywność zatrudnionych i wyniki firmy.

Wielu pracowników miało problemy ze sprzętem, znalezieniem zacisznego miejsca do pracy, brakiem kontaktów międzyludzkich, samodzielną organizacją własnego czasu lub problemami wynikającymi z niedopracowanego modelu komunikacji w nowych realiach. Inni z kolei bardzo szybko przystosowali się do pracy na odległość i chcieliby kontynuować ją w takim wymiarze (lub móc korzystać z takiej opcji częściej niż dotychczas) po epidemii.

Koronawirus na rynku pracy

Badanie przeprowadzone przez Devire dla szkoły programowania Kodilla pokazało, które branże w największym stopniu przeniosły się na pracę zdalną. Wyniki prezentują się następująco:

Można zauważyć, że dla firm, które mają styczność z nowymi technologiami na co dzień, przejście na telepracę nie stanowiło dużego problemu. Jednak nie w każdej branży firmy poradziły sobie tak dobrze. Aż 35% polskich firm przyznało, że natrafiło na problemy. W przypadku 13% organizacji największą przeszkodą okazał się brak możliwości pracowania na odległość. W przypadku 22% pracę zdalną udało się wprowadzić jedynie częściowo.

Wyniki badania Devire wykazały, jak wiele firm zdecydowało się przejść na pracę zdalną i w jakim wymiarze to nastąpiło.

Zarządzanie zespołem zdalnym jest jednak odmienne od zarządzania zespołem stacjonarnym. Managerowie nie widzą się z podwładnymi, przez co czują, że nie są w stanie odpowiednio kontrolować ich pracy. Na podstawie badania przeprowadzonego przez Owl Lab wyraźnie widać, co należy do największych obaw managerów względem telepracy.

A jednak mimo tylu obaw, na pytanie o chęć pracy zdalnej i jej wymiar po pandemii wirusa Sars-Cov-19, zadane ankietowanym pracownikom w badaniu portalu Pracuj.pl, zatrudnieni odpowiadali następująco:

Czy po zniesieniu ograniczeń chciałbyś pracować zdalnie?

Wygląda więc na to, że umiejętność zarządzania zespołem zdalnym - bądź częściowo zdalnym - jest nową umiejętnością, która będzie miała coraz większe znaczenie wraz ze wzrostem popularności telepracy, która już od lat, zgodnie z danymi Eurostatu, stawała się coraz powszechniejsza.

W związku z tym warto poznać dobre praktyki związane z zarządzaniem zdalnym zespołem - zarówno ze względu na obecną sytuację w Polsce i na świecie, jak i ze względu na zmiany w modelach pracy, jakie mogą czekać rynek po zakończeniu pandemii.

Jak skutecznie zarządzać zespołem zdalnym?

Do skutecznego zarządzania pracownikami wykonującymi obowiązki spoza biura trzeba podejść w nieco inny sposób, szczególnie jeśli przejście na telepracę następuje nagle, a podwładni nie byli przygotowani na taką zmianę. Rolą managera jest więc nie tylko zadbanie o samą pracę, ale również dobrą komunikację w zespole, samopoczucie pracowników i okazanie wsparcia oraz pomocy tam, gdzie tego potrzebują.

Narzędzia do komunikacji i zapewnienia płynności informacji

Podczas pracy zdalnej, która ogranicza kontakty międzyludzkie, jedną z kluczowych kwestii jest zadbanie o dobrą komunikację pomiędzy pracownikami. Jej brak może bardzo szybko doprowadzić do chaosu i sytuacji, w której wykonywanie obowiązków może się okazać zwyczajnie niemożliwe.

Dlatego jedną z pierwszych rzeczy, o której powinien pomyśleć dobry manager, jest zadbanie o odpowiednie narzędzia, które pozwolą jego zespołowi swobodnie się porozumiewać, planować zadania i informować się, na jakim etapie projektu jest każda odpowiedzialna za niego osoba. Zadanie bywa trudne, ale znając dobrze swój zespół można osiągnąć doskonałe efekty.

Zacząć należy od programów do komunikowania się - czatów tekstowych, głosowych i wideokonferencji, dzięki którym możliwe będzie odbywanie grupowych spotkań oraz codzienna komunikacja pozwalająca na szybki i sprawny przepływ informacji, jak na co dzień w biurze. Narzędzia takie jak Slack, Telegram, Skype, Google Meets czy MS Teams to darmowe opcje, które z pewnością się przydadzą. Dla większych lub bardziej wymagających firm narzędzia te oferują również płatne, bardziej rozbudowane opcje.

Kolejnym, równie ważnym, krokiem jest wybranie programu, który pozwoli Twojemu zespołowi wygodnie i jasno komunikować się w sprawie postępów przy projektach. To niezwykle ważne, bowiem pracując na odległość ludziom częściej zdarza się odejść od komputerów, czasem miewają problemy z internetem, a czasem pochłonięci swoimi zajęciami nie zwrócą uwagi na powiadomienie na czacie.

W takiej sytuacji warto mieć inną drogę do zorientowania się w postępach prac. Dzięki temu nie tylko można łatwo zachować ład w pracy, ale też kontrolować postępy pracowników w nieinwazyjny sposób, a jednocześnie zminimalizować możliwość wystąpienia sytuacji, w której z powodu braku informacji prace nad projektem muszą zostać zatrzymane.

Tutaj pomocne będą takie narzędzia, jak Jira, Trello czy Basecamp. Gdy program zostanie już wybrany, należy jeszcze ustalić zasady korzystania z niego: kiedy wprowadzamy zmiany, jak oznaczamy konkretne wydarzenia związane z projektem, kto jest za co odpowiedzialny.

Organizacja wideokonferencji i spotkań statusowych

Mając już wybrane narzędzia do komunikacji, należy ustalić, w jaki sposób z nich korzystać. Oprócz tak oczywistych rzeczy, jak określenie kanałów dla danych projektów i zespołów pracowników, trzeba również przemyśleć, kiedy i w jaki sposób organizować spotkania z członkami zespołu.

Zbyt częste i za długie wideokonferencje są męczące, odrywają ludzi od obowiązków i potrafią rozleniwić. Szczególnie w czasie pracy z domu, gdy podczas wielogodzinnego spotkania, na którym część osób nie jest potrzebna, a jednak musi być obecna, korci, by wyłączyć kamerę, wyciszyć mikrofon i podrzemać. W ten sposób nie tylko zmniejsza się efektywność zespołu, ale również morale podwładnych.

Warto więc dobrze przemyśleć, czy takie długie spotkania mają sens i czy warto angażować w nie wszystkich z zespołu. Czasem lepiej zrezygnować z dotychczasowych przyzwyczajeń i spróbować czegoś nowego, szczególnie że lęk związany z brakiem odpowiedniej kontroli nad pracownikami nie zniknie, jeśli będzie się ich dodatkowo obciążało spotkaniami i poczuciem braku zaufania.

Dobrym sposobem jest ustalenie jednego krótkiego spotkania statusowego dziennie dla zespołu odpowiedzialnego za każdy projekt lub dla każdego pracownika z osobna. Druga opcja może okazać się skuteczniejsza. W sytuacji 1on1 łatwiej się otworzyć i mówić o ewentualnych problemach, a zadbanie o ich rozwiązanie również leży w gestii dobrego managera.

Dodatkowo jedno dłuższe spotkanie w tygodniu, dla całego zespołu, podczas którego wyznaczane zostaną cele na najbliższy tydzień, kto jest za co odpowiedzialny oraz co udało się osiągnąć przez ostatnie dni. Dzięki temu można zorientować się w postępie prac i kontrolować dalszy ich przebieg, jednocześnie nie tworząc nieprzyjemnej atmosfery.

Zaufanie do pracowników

Jak już zostało wspomniane - nadmierna kontrola pracowników wzbudza poczucie braku zaufania, niepokoju, a nawet poczuci krzywdy. Osoba, która odczuwa tego typu emocje względem swojej firmy i managera nie będzie zmotywowana i stanie się niesamodzielna, ponieważ w obawie o błąd czy przyłapanie na jakimś uchybieniu będzie o wszystko dopytywać i będzie unikać podejmowania decyzji, co negatywnie wpłynie nie tylko na jej wyniki, ale również na wyniki całego zespołu.

Należy więc uświadomić sobie, że przejście na pracę zdalną jest trudne nie tylko dla managera, ale też dla pracownika. Najlepsze jest ludzkie podejście i otwartość: transparentność - jak lubi się mówić w dzisiejszych czasach.

Oczywiście, że należy kontrolować postępy pracowników, ale robiąc do poprzez krótkie statusy raz dziennie, czy nienachalne pytania na kanałach projektów, nie tworzy się ciężkiej atmosfery. Danie pracownikom zaufania i większej swobody może być również doskonałą motywacją i choć może się to wydawać nieintuicyjnie, ma szansę podnieść efektywność zespołu i przynieść wiele innych korzyści, takich jak wzbudzenie lojalności wobec firmy i wdzięczność za okazane zaufanie.

Zadbanie o społeczny aspekt pracy

Telepracownicy nie mają możliwości, by spotkać się w biurowej kuchni czy przy dystrybutorze z wodą, żeby swobodnie porozmawiać. Ich kontakty towarzyskie są ograniczone, przez co czasem mogą się czuć wyobcowani, a nawet zupełnie zapomniani. Z tego względu dobry manager powinien zadbać o miejsce w sieci, gdzie jego podwładni będą mogli się pośmiać i porozmawiać na tematy niezwiązane z pracą.

Dobrym rozwiązaniem jest założenie specjalnego kanału na czacie i przedstawienie go jako miejsca do plotkowania oraz zachęcanie pracowników do korzystania z niego. Warto również samodzielnie uczestniczyć w takich czatach czy wideorozmowach z innymi, by ich do tego przekonać.

Część pracowników może się czuć niepewnie, nie chcąc ryzykować, że źle wypadną czy będą nadużywać zaufania pracodawcy i obijać się zamiast pracować. Trzeba im więc pokazać, że takie rozmowy są ok, a nawet są wskazane. Dobrze podkreślać to od czasu do czasu, by zapewniać, że nic się nie zmieniło.

Kolejną rzeczą, która pozwoli zmniejszyć poczucie osamotnienia pracowników, są gry na team building. Nie muszą być bardzo skomplikowane ani nie muszą trwać długo. Mogą być nawet jedną z części cotygodniowego spotkania. Liczy się to, by dać podwładnym możliwość wspólnej zabawy i lepszego poznawania się, by na chwilę odciąć się od codziennych obowiązków. Dobrze zaplanowana i przeprowadzona gra integracyjna może nawet wpłynąć pozytywnie na zaangażowanie do pracy, a tym samym na jej efektywność.

Wyrozumiałość - ludzkie podejście

Tym, co pracownicy bardzo cenią u swoich przełożonych, jest zrozumienie ich sytuacji życiowej. Czasami zdarzają się różne sytuacje - wizyta u lekarza wypada w środku dnia, chore dziecko ciągle płacze i trzeba się nim zająć, administracja budynku przeprowadza spisywanie stanów liczników - wszystkie te wydarzenia zajmują czas.

Pracownik, który obawia się konsekwencji tego, że czasem jest zmuszony w środku dnia opuścić godzinę pracy, czuje się ograniczony i zestresowany. Dobry manager wie, że w życiu różnie bywa i jest gotowy dogadać się z pracownikiem. Na czas pracy zdalnej w czasie pandemii taka otwartość i wyrozumiałość są jeszcze ważniejsze. Jest to szczególnie ważne dla tych pracowników, którzy mają pod opieką dzieci.

Warto skorzystać z możliwości programów do ewidencji czasu pracy i wniosków urlopowych, w których można stworzyć własną nieobecność. Stworzenie "wyjścia prywatnego", które umożliwi pracownikowi swobodne zgłoszenie takiej nieobecności, gdy coś mu wypadnie, by odrobić tę godzinę czy dwie w późniejszym terminie, daje poczucie zaufania, bezpieczeństwa i podnosi lojalność pracownika. Jednocześnie manager nie musi obawiać się, że jego podwładni tak naprawdę nie pracują, bo nie będą czuli potrzeby posuwania się do nieuczciwych praktyk.

Umiejętność dostosowania się do sytuacji i wyjścia naprzeciw potrzebom podwładnych buduje silne poczucie wdzięczności i zaufania, które może przeważyć na korzyść wyrozumiałego pracodawcy w sytuacji, gdy pracownik zastanawia się nad skorzystaniem z oferty lepiej płatnej pracy. W dzisiejszych czasach komfort psychiczny i elastyczność coraz częściej przeważają nad zmianą wysokością zarobków, jeśli nie jest ona diametralna. Zauważyć to zjawisko można coraz częściej w badaniach przeprowadzanych przez takie portale jak Pracuj.pl.

Szybkie reagowanie na problemy i podejmowanie decyzji

Manager jest osobą, na której polegają jego podwładni. W momencie, gdy pojawia się problem, którego nie potrafią rozwiązać sami, udają się do przełożonego, wierząc, że pomoże im poradzić sobie z trudnościami.

W trakcie pracy zdalnej, szczególnie w trakcie pandemii Covid-19, która sprawiła, że ponad połowa firm skorzystała z opcji telepracy, by zapewnić podwładnym bezpieczeństwo, takich problemów może się pojawiać więcej. Na początkowym etapie pracy w nowym modelu. To szczególnie ważny czas, który może podbudować zaufanie pracowników lub je znacznie obniżyć.

Dobry manager jest więc gotowy na to, że będzie musiał podejmować trudne decyzje, często bez odpowiednio długiego zastanowienia się nad tym, jak dany problem rozwiązać. Warto więc wcześniej zastanowić się nad tym, co może pójść nie tak i jak podejść do zażegnania kryzysu.

Ponadto warto być dla pracowników dostępnym na tyle, na ile to możliwe, by wiedzieli, że mogą liczyć na przełożonego w każdej chwili. Da im to poczucie wsparcia i pewności, a jednocześnie sprawi, że będą śmiało przychodzić z różnymi wątpliwościami, dzięki czemu poprawienie współpracy w zespole stanie się prostsze, a skorzysta na nim cała organizacja.

Podsumowanie

Rola managera zdalnego zespołu, szczególnie w czasie panowania koronawirusa, nie jest zadaniem łatwym. To trudne wyzwanie wymagające jeszcze więcej pewności siebie, dobrego zarządzania zespołem, czasem pracowników i swoim własnym oraz zaradności i empatii. Nie każdy manager jest na to gotowy, dlatego firmy powinny wspierać również ich.

Najlepszym, co można zrobić, jest szczere podejście, chęci i otwartość wobec pracowników. Pozwala to budować zaufanie i zdrowe relacje wolne od niepokoju i braku zaufania, które powoduje stres i negatywnie wpływa na efektywność pracowników.

Przemyślane podejście do zmian, otwartość na sugestie podwładnych i dowiadywanie się od nich, jak oceniają pracę zdalną i jak się z nią czują, to dobra droga do stworzenia solidnego, dobrze współpracującego zespołu pracowników, którzy na czele ze swoim managerem są w stanie dostosować się do nowych sytuacji, znaleźć ich korzyści i pracować równie wydajnie, a czasem nawet lepiej niż dotychczas.

 

Artykuł sponsorowany